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企业为什么要用专业系统处理报销流程,而不是OA?

发布时间:2020-07-17 16:20热度()我要投稿
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导读:最近常有圈子里的朋友跟小编讨论一个问题:为什么越大的企业越倾向使用专业报销系统处理报销流程,而不使用OA里原有的简易功能? 这个问题小编已经解答了很多次,现在就给大家统一科普一下吧! 在回答这个问题之前,我们先看一下报销系统和OA的区别: 要说报

 

    最近常有圈子里的朋友跟小编讨论一个问题:“为什么越大的企业越倾向使用专业报销系统处理报销流程,而不使用OA里原有的简易功能?” 这个问题小编已经解答了很多次,现在就给大家统一科普一下吧!

在回答这个问题之前,我们先看一下报销系统和OA的区别: 

要说报销流程的管理,其实报销系统和OA都是可以实现的,关键在于现在大多数企业对报销管理的核心痛点并不在于流程的管理,更多的是通过对报销过程的管理实现对各项费用的控制。换句话说,企业希望的是通过对报销过程的管控,实现各项费用的精细化管理,进而达到“降本增效”的目的。 

从这点来看,OA显然是无法满足的,这也是企业要用报销系统而不是OA来管理报销的原因——报销系统是更专业的报销费控软件,可以帮助企业解决业务上的问题,从而降低企业成本。

那么具体可以解决哪些问题呢? 

1.发票真伪、重复报销等问题 

每个月到了报销的时候,财务们就会面临各种问题:不是有假发票就是同一张发票重复报销,如果每个月都需要手动查询发票是否重复报销,不仅效率低还会增加人力成本,这是传统OA无法解决的,而对报销系统来说,这只是基础功能。

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员工报销时,只需一键导入发票,系统即可自动识别发票真伪,同时还可以自动查重、验证企业名称、税号等,免去财务人工核对发票、查询真伪的麻烦,大大提升财务审核效率。                       

2.费用标准难以控制 

报销过程还有一个难题就是费用标准问题,每次报销的时候总有报销费用超标的情况,尤其是对于出差比较多的员工来说,而一旦涉及到费用超标的情况,财务与报销人员撕扯是常有的事儿,一个觉得公司财务制度神圣不可侵犯,一个觉得我为公司带来这么多收益,费用只是超一点点有什么关系......

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这种情况不仅影响员工关系,而且长此以往公司财务预算必定超额,财务制度更是很难执行。这个时候,一款能控制员工各项费用标准的报销系统就非常nice了,只需将对应费用类型、相关人员的各项费用标准在系统中预置好,系统可根据企业对费用标准管控的力度,支持“刚柔并济”的管控方式,完美解决这一问题——毕竟制度和标准制定的意义就是为了约束,如果没办法约束,那这些标准的制定也就没有意义了。                       

3.预算超额风险很难控制 

预算是公司很重要的财务管控指标,预算超额也是财务经常会遇到的问题。事实上,如果预算只是一个季度或年度数字,无法实时有效控制的话,超额只是这一次或下一次的问题,而导致预算超额的最大症结就是所有费用无法实时占用预算。

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很多时候,员工那里已经生成了消费,事后拿来报销的时候才惊觉当下已经没有预算,所以从长期来看,无论是员工关系还是公司的预算管控都需要在事前进行预算的管控,以免预算超额。                  

4.ERP系统对接和线上支付 

最后一点,是系统的对接能力。报销系统可提供标准的API接口,直接对接各类财务软件和线上支付平台,实施周期短、成本也比较低。 

报销系统与财务系统对接,可实现期初科目映射、辅助核算项设置,单据一键生成财务凭证,实现自动化记账,可节省财务95%记账时间。 

报销系统所具备的线上支付能力,不仅支持多数银行,还能通过支付宝进行转账付款;同时,可通过费用单据直接驱动对公、对私付款,批量快捷支付,降低手工操作风险。 

以上内容从四个点解释了一下为什么用报销系统而不是OA做企业的报销管理。当然,报销系统与OA的区别绝不仅仅这四点。报销系统的本义也并非要取代OA,OA擅长做流程审批,报销系统则是专业的精细化财务管理软件,所以相对来说更适合做企业的报销管理。

 
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